Huishoudelijk Regelement

Art. 1 ALGEMEEN
Art. 2 LEDEN
Art. 3 VERGADERINGEN
Art. 4 JAARVERSLAGEN
Art. 5 STEMMEN
Art. 6 BESTUUR
Art. 7 FINANCIEN
Art. 8 DISPUTEN
Art. 9 COMMISSIES

Artikel l. ALGEMEEN.

 

1. Ieder lid van studentenvereniging NOVA en bezoeker van activiteiten die door NOVA (mede)georganiseerd worden en tevens iedere (rechts)persoon die contracten en/of overeenkomsten sluit met NOVA, wordt geacht de statuten en het huishoudelijk reglement van NOVA te kennen en in overeenstemming hiermee te handelen. Het bestuur van NOVA draagt er zorg voor dat kopieën van de statuten en het huishoudelijk reglement beschikbaar zijn op de volgende plaatsen:
   In de sociëteit van NOVA
   In de bestuursruimte van NOVA
   In de bibliotheek van de Haagse Hogeschool Delft
2. Studentenvereniging NOVA is een vereniging zoals bedoeld in de statuten en streeft derhalve geen politiek of godsdienstig doel na.

Artikel 2. LEDEN.

 

1. de vereniging bestaat uit:
   leden
   ereleden
   donateurs.
2. Een lid, zoals omschreven in de statuten, heeft recht op de voordelen van het lidmaatschap wanneer deze al zijn/haar financiële verplichtingen jegens de vereniging heeft voldaan.
3. Ereleden krijgen een gratis lidmaatschap gedurende hun lidmaatschap als erelid zijnde. Hierbij komt dat ereleden de zelfde rechten hebben als leden.
4. Leden, ereleden en donateurs dienen naar waarheid hun volledige naam, adres, IBAN, telefoonnummer en privéemailadres op te geven aan het bestuur van studentenvereniging NOVA. Eventuele veranderingen in deze gegevens dienen binnen 2 weken schriftelijk of digitaal te worden doorgeven.
5. Elk lid van studentenvereniging NOVA heeft het recht om tegen gereduceerde prijs deel te nemen aan alle activiteiten die door NOVA zijn georganiseerd.
6. Bij wangedrag kan het bestuur, of een vertegenwoordiger daarvan, personen de toegang tot een bepaald evenement of een bepaalde gelegenheid ontzeggen. Verder kan het bestuur een lid van studentenvereniging NOVA tot maximaal twee maanden uitsluiten van deelname aan, of aanwezigheid bij, door NOVA georganiseerde evenementen en/of gelegenheden. Het bestuur dient in dit geval de betreffende persoon of personen hiervan, binnen 2 weken, schriftelijk of per e-mail en met opgaaf van redenen op de hoogte te stellen.
7. De penningmeester van studentenvereniging NOVA is belast met het innen van de verschuldigde lidmaatschapsgelden. Het bestuur beslist op welke wijze het lidmaatschap betaald dient te worden en gedurende welke periode men zich kan aanmelden als lid van NOVA.

Artikel 3. VERGADERINGEN.

 

1. Vergaderingen worden onderscheiden in:
   Ledenvergaderingen;
   Bestuursvergaderingen;
   Commissievergaderingen;
   Raad van Commissarissen vergaderingen.
2. De ledenvergadering kan alleen besluiten nemen indien tenminste 1/10 deel van de leden aanwezig is.
3. Alle leden zijn gemachtigd tot het uitroepen van een ledenvergadering. Hiervoor zijn de handtekeningen nodig van 10 % van de stemgerechtigde leden.
4. Vergaderingen van het bestuur zijn alleen toegankelijk voor leden van het bestuur en de Raad van Commissarissen, tenzij het bestuur het wenselijk acht een of meerdere andere personen tot die vergadering toe te laten.
5. Vergaderingen van de Raad van Commissarissen zijn alleen toegankelijk voor leden van de R.v.C., tenzij de R.v.C. het wenselijk acht een of meerdere andere personen tot die vergadering toe te laten.
6. Commissie vergaderingen zijn vergaderingen, welke alleen toegankelijk zijn voor commissieleden, het bestuur en de Raad van Commissarissen. Indien een van de drie voornoemde partijen dat wenst kunnen ook andere personen worden toegelaten. De commissies dienen zich te houden aan besluiten van het bestuur.

 

Artikel 4. JAARVERSLAGEN.

 

1. De eerste september dienen per functie jaarverslagen van het afgelopen bestuursjaar opgeleverd te aan de in artikel 8 lid 3 van de statuten genoemde commissie. De functies waarvan een jaarverslag opgeleverd dient te worden betreffen:
   -Voorzitter
   -Penningmeester
   -Notaris
   -SooSbaas
   -Evenementen
2. De in lid 1 genoemde jaarverslagen dienen reeds door het RvC zijn goedgekeurd op genoemde datum. Het bestuur zal uiterlijk 10 augustus jaarverslagen opleveren aan de RvC.
3. De Jaarverslagen zullen uiterlijk twee weken voor de jaarvergadering online gezet worden voor leden en donateurs.

Artikel 5. STEMMEN.

 

1. In elke ledenvergadering ligt een presentielijst ter tekening. Zonder deze lijst getekend te hebben mag een lid geen stem uitbrengen. Donateurs tekenen op een aparte lijst en hebben geen stemrecht. Naast de presentielijst ligt een machtigingslijst waarin alle machtigingen zijn geregistreerd. Als machtigingen niet op deze lijst staan geregistreerd, is de machtiging niet geldig.
2. Stemmingen over personen geschieden schriftelijk, over zaken mondeling, tenzij in een ledenvergadering door de voorzitter van het bestuur of twaalf stemgerechtigde leden ook hieromtrent schriftelijke stemming wordt verlangd.
3. Wordt bij mondelinge stemming over zaken geen meerderheid verkregen, dan vindt een schriftelijke stemming plaats. Indien de stemmen dan weer staken wordt het voorstel als verworpen beschouwd.
4. Schriftelijke stemmingen vinden plaats met anonieme gesloten stembiljetten.
5. Bij schriftelijke stemming wordt het stembureau gevormd door twee bestuursleden, zij worden door de voorzitter uitgenodigd.
6. Bij schriftelijke stemming worden als niet geldig beschouwd: 1. Blanco stembiljetten 2. Stembiljetten waaruit redelijkerwijs niet eenduidig de voorkeur van de stemmer kan worden opgemaakt 3. Stembiljetten waarop de naam van de stemmer staat.
7. Bij het aannemen van een voorstel per acclamatie heeft ieder der stemgerechtigde leden het recht om in de notulen te laten aantekenen dat hij/zij geacht wordt tegen te hebben gestemd.

Artikel 6. BESTUUR.

 

1. De voorzitter ziet er op toe, dat de overige bestuursleden hun taak naar behoren vervullen. Hij leidt de vergaderingen van het bestuur en behoeft daarin niemand meer dan twee keer het woord te geven betreffende hetzelfde onderwerp, hij heeft het recht de spreker tot orde te roepen; tot sluiting der discussie over te gaan, tenzij de meerderheid van de vergadering anders beslist.
2. De secretaris of de penningmeester vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid en heeft dezelfde rechten en plichten. Hij is verplicht ieder der overige bestuursleden op diens verzoek bij te staan.
3. De secretaris, of een door hem aangewezen persoon, maakt de notulen van de ledenvergadering, welke op de eerst volgende ledenvergadering worden voorgelezen en na goedkeuring door de vergadering, door de voorzitter en de secretaris worden ondertekend. De voorzitter kan, op voorstel van de secretaris, per acclamatie besluiten voorlezing van bepaalde stukken te laten vervallen. De secretaris brengt het jaarverslag uit op de ledenvergadering aan het einde van het verenigingsjaar, houdt een ledenlijst bij, is belast met de correspondentie van de vereniging met uitzondering van het financiële gedeelte daarvan en draagt zorg voor het archief. Verder heeft hij de taak uitnodigingen voor een vergadering van het bestuur van te voren te verzenden of af te geven aan de betreffende bestuursleden.
4. De penningmeester behartigt alle financiële belangen van de vereniging. Aan het einde van het verenigingsjaar sluit hij de boeken af en brengt de eerstvolgende ledenvergadering verslag uit van de financiële situatie van de vereniging. Overeenkomsten, zoals bedoelt in artikel 10, lid 3 van de statuten, behoeven de goedkeuring van de Raad van Commissarissen en de ledenvergadering, en dienen derhalve ondertekend te zijn door de penningmeester, de voorzitter van het bestuur en de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
5. De penningmeester kan bij het innen van, aan NOVA verschuldigde, gelden gebruik maken van elk middel dat het bestuur gepast acht, voor zover de Nederlandse wetgeving dit toestaat.
6. Personen die nog geen drie maanden lid zijn van studentenvereniging NOVA kunnen geen zitting nemen in het bestuur. In bijzondere gevallen kan de algemene ledenvergadering van deze bepaling ontheffing verlenen.
7. Het bestuur is verplicht minimaal drie kandidaten voor het volgende bestuur voor te dragen voor de functie voorzitter, secretaris en penningmeester, wiens naam gelijk met de agenda van de ledenvergadering bekend gemaakt dient te worden. Het bestuur zal ernaar streven minimaal vijf kandidaten voor het volgende bestuur voor te dragen.
8. Bij een stemming in een vergadering van het bestuur heeft ieder lid de mogelijkheid 1 stem uit te brengen, mits anders besloten tijdens een ledenvergadering. Een lid dat niet aanwezig kan zijn, is verplicht aan een willekeurig ander lid van het bestuur een schriftelijke of digitale volmacht te geven. Wanneer er geen volmacht gegeven is wordt dit als een blanco stem opgevat. Wanneer de stemmen staken wordt het voorstel verworpen. Het voorstel kan dan in een volgende vergadering opnieuw in stemming worden gebracht.

Artikel 7. FINANCIEN.

 

1. Studentenvereniging NOVA beschikt over vier bankrekeningen, te weten: twee betalingsrekeningen en twee spaarrekeningen.
2. Een spaarrekening, de z.g. kapitaalrekening, valt onder beheer van de Raad van Commissarissen. Deze rekening bevat het door studentenvereniging NOVA, in de afgelopen jaren, opgebouwde kapitaal. Het op deze rekening aanwezige kapitaal dient als reserve van de vereniging en om eventuele investeringen, welke buiten de normale exploitatie vallen, te financieren. De betalingsrekeningen en een van de spaarrekeningen, de z.g. bestuursrekeningen, vallen volledig onder de verantwoording van het bestuur, zoals dit geregeld is in de statuten.
3. Aan het begin van ieder nieuw boekjaar krijgt het bestuur van de vereniging in totaal tienduizend euro (€ 10.000,-) ter beschikking. Op dit bedrag worden de, op dat moment, aanwezige voorraden en de nog te ontvangen bedragen in mindering gebracht. Tevens wordt het bedrag vermeerderd met, op dat moment, nog te betalen bedragen. Op dat moment aanwezige overschotten of tekorten op de bestuursrekeningen worden overgeboekt naar, respectievelijk aangevuld van, de kapitaalrekening.
4. Wanneer het bestuur over geld wenst te beschikken van de kapitaalrekening dan dient het bestuur hiertoe schriftelijk, met opgaaf van redenen, een verzoek in te dienen bij de Raad van Commissarissen. De R.v.C. is verplicht hierop, binnen 10 dagen na ontvangst, te reageren. Het bestuur moet alle gegevens die de R.v.C. nodig acht om de aanvraag te kunnen beoordelen zo snel mogelijk ter beschikking van de R.v.C. stellen. Uiterlijk 10 dagen nadat alle gevraagde gegevens ter beschikking van de R.v.C. zijn gesteld moet de R.v.C. het bestuur, met opgaaf van redenen en eventuele randvoorwaarden, van zijn beslissing op de hoogte stellen.
5. De voorzitter van de Raad van Commissarissen en voorzitter van het bestuur zijn alleen tezamen gemachtigd om over het tegoed op de kapitaalrekening te beschikken. Hij/zij mag dit tegoed alleen aanwenden ten directe bate van studentenvereniging NOVA. De R.v.C. moet zijn voorzitter hiertoe, middels goedgekeurde notulen, opdracht geven tot het verrichten van betalingen van de kapitaalrekening. Voor betalingen tot duizend euro (€ 1.000,-) geldt telefonische/digitale/mondelinge goedkeuring van de meerderheid van de R.v.C. als opdracht. Deze opdracht dient te worden opgenomen in de notulen van de eerstvolgende vergadering van de R.v.C..
6. Structurele sponsorgelden (bijdragen van sponsoren voor een periode van een jaar of langer) worden rechtstreeks gestort op de betalingsrekening van studentenvereniging NOVA en zijn direct inzetbaar voor het bestuur. Dit tenzij de R.v.C. het anders acht.
7. De secretaris int uiterlijk de eerste december het volgens artikel 6 van de statuten genoemde contributie van leden en donateurs. Indien  een lid of donateur niet betaald zal uiterlijk de tiende januari een aanmaning verstuurd worden, welke uiterlijk herhaald wordt op de eerste februari.

Artikel 8. DISPUTEN.

 

1. Disputen vormen een onderdeel van studentenvereniging NOVA en dienen de doelstelling van NOVA te onderschrijven en respecteren.
2. Disputen mogen de belangen van studentenvereniging NOVA niet schaden.
3. Studentenvereniging NOVA kan nimmer verantwoordelijk worden gesteld voor daden, verricht door en/of namens een dispuut.
4. Een dispuut kan bestaan uit:
   Leden van studentenvereniging NOVA, Ereleden van studentenvereniging NOVA en Donateurs van studentenvereniging NOVA.
5. De penningmeester en voorzitter van studentenvereniging NOVA zijn uitgesloten van lidmaatschap van een dispuut.
6. Het aantal leden in een dispuut mag maximaal 15 zijn.
7. Een dispuut is verplicht één persoon aan te wijzen uit zijn leden als contactpersoon met studentenvereniging NOVA. Deze contactpersoon vormt het aanspreekpunt van het dispuut voor NOVA. Tevens is hij/zij, in geval van eventuele problemen, verantwoordelijk voor het dispuut tegenover NOVA.
8. De namen, adressen en eventuele telefoonnummers van alle leden van een dispuut dienen te worden doorgegeven aan het bestuur van studentenvereniging NOVA. Van eventuele wijzigingen in deze gegevens dient het bestuur binnen twee weken in kennis te worden gesteld.
9. Maximaal 2 bestuursleden van studentenvereniging NOVA hebben tegelijk recht om welke dispuutsactiviteit dan ook onuitgenodigd te bezoeken, teneinde te kunnen controleren of de betreffende dispuutsactiviteit en de uitvoering de belangen van NOVA niet schaadt. Deze bestuursleden hebben geen recht op deelname aan de betreffende activiteit. Uiteraard zal dit artikel alleen toegepast worden wanneer er redenen zijn om aan te nemen dat bepaalde activiteiten (of de uitvoering hiervan) schadelijk zijn voor de naam van NOVA.
10. Disputen kunnen geen aanspraak maken op de financiële middelen en/of goederen van studentenvereniging NOVA. NOVA is verplicht dispuutactiviteiten naar beste kunnen te ondersteunen. Het bestuur van NOVA beslist over de vorm en omvang van de geboden ondersteuning.
11. Er geldt een maximum van drie fietsen per dispuutslid. (Een bakfiets telt voor twee fietsen.)
12. Eventuele dispuut-sponsors moeten ter goedkeuring worden voorgelegd aan studentenvereniging NOVA (i.v.m. artikel 5).
13. Disputen dienen op de algemene ledenvergadering een verslag uit te brengen van hun financiële activiteiten van het afgelopen jaar, voor zover deze verband (kunnen) hebben met de financiën van NOVA. Dit verslag moet min. 2 weken voor de vergadering ingediend worden bij het NOVA-bestuur.
14. Disputen kunnen deelnemen in de organisatie van NOVA-activiteiten. De voorwaarden waaronder dit geschiedt dienen per geval met het bestuur van studentenvereniging NOVA te worden besproken.
15. Disputen dienen hun reglement, en eventuele latere veranderingen hierin, ter goedkeuring aan het bestuur van studentenvereniging NOVA te overleggen.
16. Een groep personen kan pas als een dispuut worden erkend zodra hun regelementen door het bestuur van studentenvereniging NOVA zijn goedgekeurd, en het dispuut voldoet aan de eisen die NOVA aan disputen stelt.
17. Studentenvereniging NOVA kan een dispuut royeren, indien dit dispuut niet (meer) voldoet aan de eisen en de regels die NOVA aan disputen stelt.
18. Wanneer er een schijnbaar onoverkomelijk conflict is tussen dispuut en het bestuur dan kan dit voorgelegd worden aan de Raad van Commissarissen. De uitspraak van de R.v.C. is in zo’n geval bindend.

Artikel 9. COMMISSIES.

 

1. Commissies worden door het algemeen bestuur ingedeeld.
2. Wanneer een commissie in een ledenvergadering niet voltallig is benoemd of in de loop van het verenigingsjaar een of meer van haar leden verliest, kan het bestuur de commissie tot de vereiste sterkte aanvullen.
3. De commissies hebben het recht, met goedkeuring van het bestuur, mededelingen te doen door middel van het publicatiebord van de vereniging.
4. Leden en donateurs dienen zich te onderwerpen aan de reglementen der commissies die door de ledenvergadering goedgekeurd zijn.
5. Van elke commissie dient tenminste één lid op elke ledenvergadering aanwezig te zijn.